Muotoillen kohti automaatiota
Sukelsimme laskutusasiantuntijoiden arkeen palvelumuotoilun keinoin, ja autoimme asiakasta tunnistamaan, missä kohtaa laskutusprosessia olisi mahdollisuuksia automatisointiin.
Case Pohjois-Suomen Energiatieto
Mindhiven palvelumuotoilun avulla löysimme uuden, toimivan lähestymistavan laskutusprosessin automatisointiin – parantaen laatua ja kustannustehokkuutta tavoitteidemme mukaisesti.
Kimmo Kokkonen
tietojohtaja
Pohjois-Suomen Energiatieto Oy
Pohjois-Suomen Energiatieto (PSET) on energia- ja vesialan asiantuntijayritys, joka tuottaa ja kehittää tietoteknisiä palveluja asiakkailleen ympäri Suomen. Yrityksen palvelut kattavat koko mittarilta kassaan -prosessin, mukaan lukien mittaus-, asiakastieto-, järjestelmä- ja laskutuspalvelut. Yrityksen tavoitteena on tuottaa asiakkailleen lisäarvoa yhtenäistämällä toimintaa, kehittämällä parhaita käytäntöjä ja hyödyntämällä modernia teknologiaa – mukaan lukien automaatio, data-analytiikka ja tiedonvaihtoratkaisut.
Tutustu tarkemmin
www.pset.fi
Mistä lähdimme liikkeelle
Tarve
Asiakas halusi löytää laskutusprosessista konkreettisia toimintoja ja työvaiheita, joita olisi järkevää lähteä automatisoimaan. Tavoitteena oli vähentää manuaalityötä, sujuvoittaa tekemistä ja kohdentaa kehitystyötä oikeisiin asioihin osallistamalla työntekijöitä kehitystyöhön.
Ratkaisu
Toteutimme ketterän palvelumuotoiluprojektin, jossa yhdistyivät asiantuntijoiden näkemykset, visuaalinen prosessikuvaus ja yhteinen ideointi. Muotoilukokonaisuus huipentui pelillistettyyn hybridimuotoiseen työpajaan, jossa osallistujat tunnistivat laskutusprosessin kipupisteitä ja priorisoivat tärkeimpiä kehityskohteita.
Tarve
Asiakas halusi löytää laskutusprosessista konkreettisia toimintoja ja työvaiheita, joita olisi järkevää lähteä automatisoimaan. Tavoitteena oli vähentää manuaalityötä, sujuvoittaa tekemistä ja kohdentaa kehitystyötä oikeisiin asioihin osallistamalla työntekijöitä kehitystyöhön.
Ratkaisu
Toteutimme ketterän palvelumuotoiluprojektin, jossa yhdistyivät asiantuntijoiden näkemykset, visuaalinen prosessikuvaus ja yhteinen ideointi. Muotoilukokonaisuus huipentui pelillistettyyn hybridimuotoiseen työpajaan, jossa osallistujat tunnistivat laskutusprosessin kipupisteitä ja priorisoivat tärkeimpiä kehityskohteita.
Haastattelut
Service Blueprint
Työpaja
Yhteenveto
Miten toteutimme
Kuuntelusta kokonaiskuvaan
Projektin toteutuksessa yhdistyi palvelumuotoilu, pelillisyys ja vahva osallistaminen. Työ aloitettiin kuuntelemalla: haastattelimme kaikki laskutusasiantuntijat ja muodostimme kokonaiskuvan arjen työstä ja haasteista.
Haastatteluiden pohjalta täydensimme laskutusprosessin Service Blueprintin, joka visualisoi prosessin vaiheet, niihin liittyvät tunteet sekä manuaalityön kipupisteet. Haastatteluista nousi vahvasti esille myös laskutusasiantuntijan persoona, jonka olemuksen kiteytimme persoonakuvauksen lisäksi empatiakarttaan.
Service Blueprint toimi pohjana varsinaiselle työpajalle, jonka suunnittelimme osallistujille aidosti mielekkääksi ja hauskaksi kokemukseksi. Hyödynsimme työpajassa pelillistämisen keinoja – muutimme laskutusprosessin seikkailuksi, jonka keskiössä oli laskutusasiantuntijan roolihahmo ja pelilauta, jota kuljettiin vaihe vaiheelta läpi prosessin.
Pelillinen työpaja toi ideat näkyviksi
Toteutimme työpajan hybridimuotoisena huomioiden sekä livenä että etänä osallistuvat. Jokainen osallistuja pääsi ensin pohtimaan haasteita itsenäisesti,minkä jälkeen niitä käytiin läpi ryhmissä ja kirjattiin pelilaudalle esteiksi. Ratkaisuideoita tuotettiin ryhmätyönä SCAMPER-menetelmän avulla, ja lopuksi jokainen sai äänestää tärkeimmät ideat esiin.
Jotta pystyimme löytämään aidosti asiantuntijoiden arkea helpottavia automatisointikohteita, huolehdimme projektissa erityisesti siitä, että jokainen osallistuja sai tuoda omat havaintonsa ja ideansa esiin. Näin syntyi yhteinen ymmärrys siitä, mitä arjessa oikeasti kannattaa kehittää – ja mihin automaation avulla voisi aidosti vaikuttaa.
Projektin lopuksi kokosimme loppuraporttiin löydökset, tiimin ideat sekä palvelumuotoilijan suositukset siitä, miten kehittämistä voi viedä eteenpäin systemaattisesti myös jatkossa – niin työn sujuvoittamisen, asiakaskokemuksen kuin liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta.
Mitä asiakkaamme sai
Kokonaiskuvasta seuraaviin askeliin
Muotoiluprojektin konkreettisimpana tuotoksena asiakas sai työntekijöiden priorisoiman listan automatisointikohteista – suoraan arjen työn ääreltä. Muotoilun löydökset tarjoavat selkeän suunnan seuraaville kehitysaskeleille ja auttavat varmistamaan, että automaatiota hyödynnetään juuri siellä, missä sillä on vaikutusta.
Samalla syntyi organisaatiolle yhteinen kuva laskutusprosessin nykytilasta: missä kohtaa on kuormitusta, mitä tehdään ja miksi. Service Blueprint toimii jatkossa tukena niin sisäisessä kehitystyössä kuin teknisen toteutuksen tukena.
Osallistaminen sitouttaa
Muotoiluprojektin hyödyt ulottuivat myös laajemmin työyhteisöön. Työntekijöiden osallistaminen vahvisti kokemusta siitä, että omalla näkemyksellä on merkitystä. Työpajassa syntyi aitoa innostusta kehittää, ja keskustelu oli avointa, rakentavaa ja oivalluttavaa – ja sitä kautta myös muutosvalmiutta tukevaa.
Kokonaiskuvasta seuraaviin askeliin
Muotoiluprojektin konkreettisimpana tuotoksena asiakas sai työntekijöiden priorisoiman listan automatisointikohteista – suoraan arjen työn ääreltä. Muotoilun löydökset tarjoavat selkeän suunnan seuraaville kehitysaskeleille ja auttavat varmistamaan, että automaatiota hyödynnetään juuri siellä, missä sillä on vaikutusta.
Samalla syntyi organisaatiolle yhteinen kuva laskutusprosessin nykytilasta: missä kohtaa on kuormitusta, mitä tehdään ja miksi. Service Blueprint toimii jatkossa tukena niin sisäisessä kehitystyössä kuin teknisen toteutuksen tukena.
Osallistaminen sitouttaa
Muotoiluprojektin hyödyt ulottuivat myös laajemmin työyhteisöön. Työntekijöiden osallistaminen vahvisti kokemusta siitä, että omalla näkemyksellä on merkitystä. Työpajassa syntyi aitoa innostusta kehittää, ja keskustelu oli avointa, rakentavaa ja oivalluttavaa – ja sitä kautta myös muutosvalmiutta tukevaa.
Haluatko tunnistaa prosessinne kehityskohteet ja löytää oikeat askeleet kohti ratkaisuja? Me autamme tekemään näkyväksi sen, mitä kannattaa kehittää.
Case Pohjois-Suomen Energiatieto
Mindhiven palvelumuotoilun avulla löysimme uuden, toimivan lähestymistavan laskutusprosessin automatisointiin – parantaen laatua ja kustannustehokkuutta tavoitteidemme mukaisesti.
Kimmo Kokkonen
tietojohtaja
Pohjois-Suomen Energiatieto Oy
Pohjois-Suomen Energiatieto (PSET) on energia- ja vesialan asiantuntijayritys, joka tuottaa ja kehittää tietoteknisiä palveluja asiakkailleen ympäri Suomen. Yrityksen palvelut kattavat koko mittarilta kassaan -prosessin, mukaan lukien mittaus-, asiakastieto-, järjestelmä- ja laskutuspalvelut. Yrityksen tavoitteena on tuottaa asiakkailleen lisäarvoa yhtenäistämällä toimintaa, kehittämällä parhaita käytäntöjä ja hyödyntämällä modernia teknologiaa – mukaan lukien automaatio, data-analytiikka ja tiedonvaihtoratkaisut.
Tutustu tarkemmin
www.pset.fi
Mistä lähdimme liikkeelle
Tarve
Asiakas halusi löytää laskutusprosessista konkreettisia toimintoja ja työvaiheita, joita olisi järkevää lähteä automatisoimaan. Tavoitteena oli vähentää manuaalityötä, sujuvoittaa tekemistä ja kohdentaa kehitystyötä oikeisiin asioihin osallistamalla työntekijöitä kehitystyöhön.
Ratkaisu
Toteutimme ketterän palvelumuotoiluprojektin, jossa yhdistyivät asiantuntijoiden näkemykset, visuaalinen prosessikuvaus ja yhteinen ideointi. Muotoilukokonaisuus huipentui pelillistettyyn hybridimuotoiseen työpajaan, jossa osallistujat tunnistivat laskutusprosessin kipupisteitä ja priorisoivat tärkeimpiä kehityskohteita.
Haastattelut
Service Blueprint
Työpaja
Yhteenveto
Miten toteutimme
Kuuntelusta kokonaiskuvaan
Projektin toteutuksessa yhdistyi palvelumuotoilu, pelillisyys ja vahva osallistaminen. Työ aloitettiin kuuntelemalla: haastattelimme kaikki laskutusasiantuntijat ja muodostimme kokonaiskuvan arjen työstä ja haasteista.
Haastatteluiden pohjalta täydensimme laskutusprosessin Service Blueprintin, joka visualisoi prosessin vaiheet, niihin liittyvät tunteet sekä manuaalityön kipupisteet. Haastatteluista nousi vahvasti esille myös laskutusasiantuntijan persoona, jonka olemuksen kiteytimme persoonakuvauksen lisäksi empatiakarttaan.
Service Blueprint toimi pohjana varsinaiselle työpajalle, jonka suunnittelimme osallistujille aidosti mielekkääksi ja hauskaksi kokemukseksi. Hyödynsimme työpajassa pelillistämisen keinoja – muutimme laskutusprosessin seikkailuksi, jonka keskiössä oli laskutusasiantuntijan roolihahmo ja pelilauta, jota kuljettiin vaihe vaiheelta läpi prosessin.
Pelillinen työpaja toi ideat näkyviksi
Toteutimme työpajan hybridimuotoisena huomioiden sekä livenä että etänä osallistuvat. Jokainen osallistuja pääsi ensin pohtimaan haasteita itsenäisesti,minkä jälkeen niitä käytiin läpi ryhmissä ja kirjattiin pelilaudalle esteiksi. Ratkaisuideoita tuotettiin ryhmätyönä SCAMPER-menetelmän avulla, ja lopuksi jokainen sai äänestää tärkeimmät ideat esiin.
Jotta pystyimme löytämään aidosti asiantuntijoiden arkea helpottavia automatisointikohteita, huolehdimme projektissa erityisesti siitä, että jokainen osallistuja sai tuoda omat havaintonsa ja ideansa esiin. Näin syntyi yhteinen ymmärrys siitä, mitä arjessa oikeasti kannattaa kehittää – ja mihin automaation avulla voisi aidosti vaikuttaa.
Projektin lopuksi kokosimme loppuraporttiin löydökset, tiimin ideat sekä palvelumuotoilijan suositukset siitä, miten kehittämistä voi viedä eteenpäin systemaattisesti myös jatkossa – niin työn sujuvoittamisen, asiakaskokemuksen kuin liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta.
Mitä asiakkaamme sai
Kokonaiskuvasta seuraaviin askeliin
Muotoiluprojektin konkreettisimpana tuotoksena asiakas sai työntekijöiden priorisoiman listan automatisointikohteista – suoraan arjen työn ääreltä. Muotoilun löydökset tarjoavat selkeän suunnan seuraaville kehitysaskeleille ja auttavat varmistamaan, että automaatiota hyödynnetään juuri siellä, missä sillä on vaikutusta.
Samalla syntyi organisaatiolle yhteinen kuva laskutusprosessin nykytilasta: missä kohtaa on kuormitusta, mitä tehdään ja miksi. Service Blueprint toimii jatkossa tukena niin sisäisessä kehitystyössä kuin teknisen toteutuksen tukena.
Osallistaminen sitouttaa
Muotoiluprojektin hyödyt ulottuivat myös laajemmin työyhteisöön. Työntekijöiden osallistaminen vahvisti kokemusta siitä, että omalla näkemyksellä on merkitystä. Työpajassa syntyi aitoa innostusta kehittää, ja keskustelu oli avointa, rakentavaa ja oivalluttavaa – ja sitä kautta myös muutosvalmiutta tukevaa.